ITAM – что такое управление активами и сервисами?
ИТ-инфраструктура усложняется с каждым годом, количество устройств, программного обеспечения и облачных решений стремительно растет, и для того, чтобы ИТ-активы и сервисы компании были в порядке и работали эффективно, важно организовать грамотное управление ИТ-блоком.
У вас такое случалось?
В поддержку звонит сотрудник и сообщает о том, что у него возникли проблемы с доступом к приложению. ИТ-специалисты проверяют состояние серверов и обнаруживают устаревшие версии программного обеспечения, которые давно должны были быть обновлены. Параллельно другой сотрудник звонит и говорит о том, что он не может войти в систему. При проверке выясняется, что на него не была куплена лицензия.
Если да, значит самое время брать под контроль управление ИТ сервисами и активами компании. ITAM позволяет привести в порядок ИТ-инфраструктуру, снизить затраты и повысить производительность. В статье подробно расскажем, что такое ITAM, рассмотрим ключевые компоненты и преимущества.
Cодержание:
ITAM — что это?
Система автоматизации управления ИТ-активами (IT Asset Management, ITAM) представляет собой совокупность инструментов и процессов, направленных на автоматизацию задач, связанных с контролем, обслуживанием и оптимизацией ИТ-активов организации. Цель такой системы – обеспечить комплексный и централизованный подход к управлению всеми ИТ-ресурсами компании.
Что относится к ИТ-активам?
Под ИТ обеспечением компании подразумевается совокупность программных средств, а также документации, которая дает право их использовать:
- Серверы
- Рабочая техника (ноутбуки, смартфоны, планшеты, оборудование для видеоконференций).
- Сетевое оборудование (маршрутизаторы, коммутаторы, точки доступа).
- Программное обеспечение (операционные системы, приложения, базы данных).
- Хранилища данных (NAS, SAN, HDD, SSD).
- Система управления базами данных (СУБД).
- Лицензии на программное обеспечение.
- Доменные имена и SSL-сертификаты.
- Облачные ресурсы и сервисы (IaaS, PaaS, SaaS).
- И прочее.
Каждой компании важно знать не только о количестве своих активов, но и о том, насколько эффективно они используется, вместе с тем необходимо обращать внимание на то, насколько правильно распределены ресурсы и кто имеет право доступа к ним.
ITAM и ITIL
ITAM (Управление активами информационных технологий) и ITSM (Управление сервисами информационных технологий) на самом деле являются отдельными, но взаимосвязанными дисциплинами, и обе могут включаться в рамки более широкой методологии ITIL (Библиотека инфраструктуры информационных технологий).
ITIL — это комплекс руководств, который описывает лучшие практики для управления ИТ-сервисами. Эта методология нацелена на улучшение эффективности и предсказуемости ИТ-сервисов, сосредотачиваясь на потребностях бизнеса и клиентов.
Кому необходимо внедрять ITAM?
Существует мнение, что ITAM - это система для крупных организаций, в арсенале которых большой объем программных решений, однако организовать правильное управление важно любой компании, ведь технологии постоянно усложняются, и, если не следить за изменениями, то это может привести к хаосу и беспорядку в ИТ-инфраструктуре.
Вместе с тем именно благодаря развитию технологий и внедрению облачных решений, управление ИТ-активами можно автоматизировать, что позволит значительно сэкономить затраты на рабочую силу, время, а также исключить ошибки, связанные с невнимательностью. Раньше мониторинг ИТ-систем повсеместно производился вручную - сотрудники ИТ-блока вели электронные таблицы или использовали какие-то простые программы. Сейчас все можно упростить и перевести в автоматический режим. Программы, предназначенные для ITAM способны рассчитывать амортизацию, отслеживать состояние оборудования, его местонахождение, а также следить за действиями пользователей.
Функции и возможности ITAM
Система автоматизации управления ИТ-активами позволяет отслеживать все стадии жизненного цикла продукта от формирования заявки на приобретение актива до списания и утилизации. Это помогает оптимизировать использование ИТ- ресурсов и улучшает планирование бюджета. Помимо этого ITAM имеет ряд других полезных функций:
Автоматизированное отслеживание активов
Предоставляет возможности для автоматического распознавания и инвентаризации как программного обеспечения, так и аппаратных средств. То есть в любой момент ИТ-служба сможет получить актуальную информацию о наличии активов и их состоянии.
Управление лицензиями
ITAM позволяет настроить автоотслеживание использования программного обеспечения. Иными словами уведомляет о приближающихся сроках завершения лицензий, благодаря чему компания сможет избежать несоответствий и штрафов за нарушение лицензионных соглашений.
Мониторинг состояния активов
Позволяет получать данные о производительности и состоянии оборудования. Это помогает не только своевременно обнаруживать неполадки, но и предвидеть потенциальные проблемы и угрозы.
Планирование и прогнозирование
Оценивает потребность в новых активах на основе текущего использования и будущих проектов
Управление закупками и контрактами
Интеграция с системой закупок позволяет отслеживать все приобретаемые активы и контролировать выполнение условий контрактов с поставщиками.
Финансовый учет и амортизация
ITAM предоставляет точные финансовые отчеты о стоимости активов, рассчитывает амортизацию и помогает с планированием бюджета.
Управление безопасностью активов
Обеспечивает безопасность данных и предотвращает несанкционированные доступы. С помощью системы автоматизации управления ИТ-активами намного проще контролировать и управлять уязвимостями в ИТ-инфраструктуре.
Управление конфигурацией (CMDB)
Автоматизирует ведение базы данных управления конфигурацией, то есть обеспечивает актуальность информации о конфигурационных изменениях и взаимосвязях между ПО, оборудованием, сетями и другими активами компании.
Соблюдение нормативных требований
ITAM позволяет следить за соответствием ИТ-инфраструктуры внутренним и внешним нормативным стандартам, а также формирует отчеты, в том числе для проверок и аудитов.
Преимущества ITAM
Регулярный мониторинг и контроль ИТ-ресурсов дает представление о состоянии активов и позволяет оценивать полноту использования имущества, что дает множество преимуществ в области управления ИТ-активами и сервисами:
Снижение затрат
- Мониторинг позволяет оптимизировать использование ресурсов, определить и вывести из эксплуатации те активы, которые почти не используются в обиходе компании.
- При использовании ITAM сокращаются затраты на лицензирование. Автоматическое управление лицензиями позволяет избежать штрафов за несоответствие, а также эффективно перераспределять лицензии между пользователями.
- Полный учет ИТ-активов предотвращает дублирование закупок, что существенно экономит бюджет.
Повышение эффективности и производительности
- Централизованное управление активами упрощает и ускоряет процессы ремонта, замены и обновления оборудования.
- Своевременное обслуживание и замена оборудования минимизируют время простоя и повышают общую производительность.
Улучшение управления рисками
- Управление ИТ-активами включает в себя контроль безопасности данных и оборудования, что помогает предотвратить утечки информации и защитить интеллектуальную собственность.
- Обеспечивает соответствие внутренним и внешним нормативам.
- Своевременное обновление устаревших активов снижает риски отказов и уязвимостей.
Улучшенная аналитика
Благодаря отчетам, которые формирует платформа, можно будет принимать более взвешенные и оперативные решения относительно активов компании.
Как внедрить систему ITAM в компанию
Шаг 1. Ответьте на вопрос: “Зачем?”
Определите, какие задачи должна закрывать собой система. Вы хотите сэкономить на лицензионных платежах? Улучшить качество клиентского сервиса? Провести ревизию оборудования?
Шаг 2. Инвентаризация
Вам необходимо понять, какое количество активов используется в организации, кто является их владельцем и пользователем?
Шаг 3. Проанализируйте текущие процессы
Изучите существующие процессы управления ИТ-активами. Определите, какие методы эффективны, а какие требуют доработки.
Шаг 4. Формирование команды
Соберите команду из представителей различных подразделений: ИТ, финансов, операционного управления. Важно, чтобы в процесс были вовлечены все заинтересованные стороны.
Шаг 5. Обучение сотрудников
Организуйте обучение для сотрудников, чтобы они были готовы к работе с новой системой и понимали, как она повлияет на их задачи.
Шаг 6. Запустите пилот
Начните пилотный проект, внедрив систему в одном из подразделений или только для определенной группы активов. Это позволит протестировать программу и выявить возможные проблемы.
Шаг 7. Масштабируйте внедрение
После успешного завершения пилотного проекта и внесения необходимых корректировок переходите к масштабированию проекта на всю организацию.
Однако после внедрения ITAM важно не прекращать производить регулярный мониторинг качества работы системы. Технологии развиваются быстро и нововведения в одних системах, могут влиять на другие. Точно также меняются и бизнес-процессы в компании. То, что раньше было эффективным сейчас может потерять свою актуальность, поэтому важно постоянно коммуницировать с пользователями, запрашивать обратную связь и анализировать текущее состояние дел.
11 сентября